vrijdag, 01 september 2006

olive zegt niks, maar knikt instemmend ;-)

Bomen op de hei

Een paar dagen ‘de hei op’ met de afdeling om tot grote daden te komen is niet langer voorbehouden aan het hogere management. Iedereen moet nu om de zoveel tijd mee naar een ‘off-site’. Maar of je daar nou zoveel wijzer van wordt…

 

Iedereen mocht twee minuten klagen; even kort alle grieven op tafel gooien om de lucht te klaren en dan eindelijk wat constructieve voorstellen doen voor het komende jaar. ‘Zo spraken we het af’, zegt Pieternel Boogaard (39), director agricultural commodities bij ING. Het leek een slimme aanpak van de bijeenkomst. De hele afdeling bestond immers uit hoogopgeleide professionals, dus die mochten redelijk in staat worden geacht bedrijfsprocessen te analyseren en problemen te benoemen. Daarvoor hadden ze tenslotte vandaag deze ‘bos-sessie’, werkoverleg ver weg van kantoor en de dagelijkse hectiek bij de bank, om ongestoord de strategie voor het nieuwe jaar uit te stippelen.
Al halverwege de ochtend liep het, aldus Boogaard, helemaal spaak. ‘De bijeenkomst verzandde in oeverloos gezeur en we slaagden er niet in uit die negatieve spiraal te komen.’ Met hangende hoofden keerde de afdeling uiteindelijk weer terug naar kantoor.

Onderduikadres

Vergeet de ouderwetse vergaderzaal met thermoskannen en kleffe broodjes; een beetje vergadering vindt tegenwoordig buiten de kantoormuren plaats. Was het meerdaagse werkoverleg tot een aantal jaren geleden voorbehouden aan het topmanagement van grote organisaties, anno 2006 loopt bijna iedere werknemer het risico twee dagen uit het normale werkritme te worden geplukt. Of het nu gaat om het bespreken van de langetermijnplannen, het bepalen van budgetten of het brainstormen over een nieuwe marketingcampagne: bij vraagstukken waar men langer dan een ‘gewone’ vergadering over wil bomen, vertrekken hele afdelingen terstond naar de hei. Niet altijd letterlijk natuurlijk; de Veluwe is nog steeds een populair zakelijk onderduikadres, maar tegenwoordig biedt vrijwel ieder hotel en landhuis, kasteel of blokhut in Nederland de mogelijkheid tot het boeken van een vergaderzaal en overnachting, inclusief ‘inspirerende omgeving’. Daar gaat het tenslotte om bij een off-site, zoals deze sessies tegenwoordig populair worden genoemd: met elkaar loskomen van de dagelijkse omgeving om op een frisse manier naar bedrijfsprocessen te kijken. Dat doet namelijk wonderen, zo is de verwachting.
Een memorabele hei-sessie organiseren heeft echter wel wat meer voeten in de aarde dan simpelweg de flipover in een landelijke omgeving zetten. Echt effectief wordt het pas wanneer de verantwoordelijke leidinggevenden op alles zijn voorbereid, en daar schort het in de praktijk nog wel eens aan.

Ruste en ruimte

Neem zoiets schijnbaar banaals als de keuze van de locatie. ‘Juist heel belangrijk’, zegt Cees Oerlemans, die als senior adviseur bij Schouten & Nelissen meer dan honderd off-sites heeft begeleid. ‘Rust en ruimte’, daar draait het volgens hem om. Oerlemans waarschuwt voor wat hij ‘trainingsfabrieken’ noemt: de voor de hand liggende hotels met een aantrekkelijk vergaderarrangement, waar men vervolgens met nog twintig andere groepen in de lunchruimte zit te kijken naar wat de ander op zijn brood heeft. ‘De plek moet verrassend zijn, het tegenovergestelde van de dagelijkse omgeving, en het liefst nog volledig nieuw voor alle betrokkenen’, zegt boardroom consultant Gerrit Bruggeman, die regelmatig aantreedt als facilitator bij dergelijke sessie op directieniveau. De marketingafdeling uit Amsterdam moet dus de natuur in, terwijl het creatief vermogen van een managementteam uit een plattelandsgemeente meer gestimuleerd zal worden in een Amsterdams designhotel. ‘Het moet in ieder geval geen prestigekwestie worden’, vindt Oerlemans, wat volgens hem wel vaak het geval is. ‘Het topmanagement kiest in de praktijk liever voor een duur hotel aan zee, met een goede wijnkaart, dan een overnachting op een kampeerboerderij. Jammer, want juist die omschakeling kan heel inspirerend zijn. Zelfs al is het even slikken wanneer blijkt dat een tent met een collega gedeeld moet worden.’

Verzin een doel

Nog veel belangrijker dan het vinden van een inspirerend adres, is het vaststellen van de doelstellingen voor de sessie. Oerlemans: ‘Wat moet er aan het eind van de bijeenkomst op tafel liggen? Leidinggevenden denken wel te weten wat ze willen ­ neem “een nieuwe marketingstrategie” of “een betere afstemming tussen afdelingen” ­ maar hebben vaak nog niet nagedacht over het concretiseren van die doelen.’ Wil een hei-sessie op de lange termijn iets nuttigs teweegbrengen, dan zal ruim van tevoren bedacht moeten worden welke stappen na de sessie door wie moeten worden genomen om de nieuwe ideeën en plannen in de organisatie door te voeren, zo zeggen de experts. Blijkt tijdens de bijeenkomst dat hier nog niet goed over is nagedacht, dan zal het lastig zijn de groep te enthousiasmeren. ‘Want pas bij een heldere definiëring van “waar staan we nu, waar willen we naartoe en wat wordt er van ons verwacht”, zal bij de deelnemers een gevoel van betrokkenheid en uitdaging ontstaan’, zegt Bruggeman. ‘En pas dan zal de energie vrijkomen die stimuleert tot innovatief denken.’

Groepstemming

Op papier klopt alles; de locatie is geboekt; de doelstellingen zijn duidelijk geformuleerd en de beamer staat paraat; alles onder controle. Dan nog kan evenwel de zorgvuldig uitgekiende off-site op een fiasco uitlopen. Oerlemans: ‘Off-sites worden doorgaans van bovenaf, door de chef, opgelegd. Vaak wordt dan voorbij gegaan aan de vraag of de deelnemers zelf er wel het nut van inzien.’ En ook al is dat het geval, zelfs bij het meest gemotiveerde team kunnen strubbelingen tussen individuele collega’s de boel flink ophouden. Bruggeman: ‘En door zulke procesmatige problemen wordt het moeilijk inhoudelijke oplossingen te vinden.’
Kortom, als de teamleden onderling met elkaar overhoop liggen, kun je het vergeten om aan die nieuwe communicatiestrategie te werken. ‘Dat gaat dan echt niet gebeuren’, aldus Bruggeman. V--r het vertrek naar de hei zullen de leidinggevenden dus de zogeheten ‘pijnpunten’ binnen de organisatie moeten blootleggen. ‘De thermometer erin’, adviseert Oerlemans, ‘Om de groepsstemming voortijdig te peilen.’ Wie kan niet met wie samenwerken? Wie voelt zich niet gewaardeerd? Welke emoties kunnen een succesvol overleg in de weg staan? Dat is lastig, zeker wanneer de leidinggevenden zelf onderdeel uitmaken van die groepsdynamiek. In die gevallen kan een neutrale blik van een derde partij ­ een moderator of facilitator ­ uitkomst bieden. Iemand met een fris perspectief, brede ervaring en behendigheid in het sturen van dergelijke processen. Niet alleen bij de voorbereiding, maar zeker ook tijdens het programma, om zodra onderhuidse spanningen de voortgang dreigen te verstoren ­ zoals bij het team van Pieternel Boogaard gebeurde ­ het overleg alsnog in goede banen te leiden.

Follow up

‘Op het moment dat je bij elkaar zit , loopt iedereen over van enthousiasme en creativiteit. Iedereen voelt zich dan betrokken en wil graag een toegevoegde waarde leveren’, zegt Sander van Geene (33), die als manager sourcing management bij Nuon Retail jaarlijks meerdere off-sites bijwoont. ‘Maar terug op kantoor bestaat toch het gevaar dat de aandacht weer uitgaat naar de dagelijkse werkzaamheden, zoals de marges en omzetten waar je op wordt afgerekend.’ Een veelgehoord gevolg van een ­ als succesvol ervaren ­ hei-sessie. Alle deelnemers zijn immers blij met het feit dat die onbesproken onderwerpen eindelijk aangesneden zijn, er een goeie brainstorm is geweest en talloze innovatieve oplossingen zijn geopperd; ‘alle neuzen staan fijn dezelfde kant op’. ‘Dan blijf je al snel hangen in het euforiegevoel’, zegt Oerlemans: ‘”Het ging goed, nu zit ons werk erop.” Maar de hei-sessie is slechts het begin van een langetermijnproces, waarvoor de verantwoordelijkheid bij de groep moet worden gelegd. En wordt die verantwoordelijkheid stelselmatig niet genomen, omdat er andere prioriteiten worden gesteld, dan kan de leidinggevende overwegen dat onderdeel te maken van de jaarlijkse persoonlijke evaluatie. Als stok achter de deur.’ Toekomstige hei-gangers: wees gewaarschuwd.

Door Lorain O’Mahoney / donderdag 31 augustus 2006 - Intermediair

08:59 Gepost door olive | Commentaren (0)

De commentaren zijn gesloten.